Q：例えば打合せ簿などをMEETフォルダーに登録したとして、次の日に開いたときにファイル名の表示はありますが、元データが表示されません。

A：電子納品ツールでは、フォルダーにPDFを登録したとしても、ファイルそのものをコピーしているのではなく、ハードディスクの中のフォルダーにこういうPDFがあるという情報を記録しているだけなので、元データを移動・削除したりファイル名を変更したりすると電子納品ツールでデータを参照できなくなります。
納品データ作成途中で元データを移動・削除等する可能性がある場合は、電子納品出力しておいてください。